Vill du bilda en projektgrupp inom SOFIA? Har ni ett initiativ tillsammans med en grupp i ett utvecklingsland?

Läs våra riktlinjer för att bli en projektgrupp inom SOFIA! Bildar ni en grupp inom SOFIA får ni ta del av erfarenheter från andra grupper, synas här på hemsidan samt i SOFIAs övriga informationsmaterial och har möjlighet att ta del av kurser om hur man söker Sida-medel mm! Riktlinjerna finns att ladda ner som pdf nedan!

Riktlinjer för projektgrupper inom Föreningen SOFIA

1. Grupp i Sverige
För att kunna ansöka om att bli en projektgrupp inom SOFIA ska man vara en grupp i Sverige som består av minimum 3 personer. En enskild person kan inte driva projekt inom SOFIAs ram. Gruppmedlemmarna ska ha god kännedom om projektet och aktivt ta ansvar för det, gärna också ekonomiskt eller med aktivt arbete. Gruppen bör ha någon form av aktivitet i Sverige genom t.ex. möten, skriftlig information och insamling. Enbart namn på en lista räcker inte för att räknas som projektgrupp.

Projektgruppen kan vara en egen juridisk person eller en grupp utan formell registrering. Gruppen och/eller de enskilda gruppmedlemmarna ska vara medlemmar i SOFIA och betala årlig medlemsavgift.

2. Samarbetspartner
Den svenska projektgruppen ska ha en samarbetspartner i det land där man vill arbeta. Samarbetsparten kan vara t.ex. en förening, en skola eller annan institution. Den kan också vara en grupp som ännu ej har någon formell registrering, men den ska helst sikta mot att få det. Även den lokala samarbetspartnern ska bestå av en grupp om minst 3 personer som har kännedom om projektet.

3. Projektplan
Det ska finnas en pågående verksamhet, en projektplan eller en projektidé som är förankrad och gemensamt framarbetad både hos den svenska gruppen och hos gruppen i samarbetslandet.

4. Projektgrupp inom Föreningen SOFIA har antroposofisk anknytning
Projektgrupp inom SOFIA kan den grupp bli som har förankring inom den antroposofiska rörelsen, eller på annat sätt arbetar utifrån inspiration av antroposofi. Det kan vara inom t ex pedagogik, läkepedagogik och socialterapi, miljö och odling, konstnärlig verksamhet, landsbygdsutveckling och ekonomisk utveckling.

Projektgrupp kan vara en egen juridisk person eller en grupp utan formell registrering.

5. Allmän policy för projektgruppers verksamhet
Projektgrupperna verkar utifrån en demokratisk samhällssyn, en strävan efter jämlikhet, jämställdhet och lika värde för alla människor, samt med omsorg om miljön.

I det internationella projektsamarbetet arbetar man för att tillvarata de svagares rättigheter globalt och lokalt, samt följer övrig allmän policy som antagits av SOFIAs styrelse.

6. Initiativ utgår från projektgruppen
Initiativ till internationella projekt tas av projektgruppen tillsammans med den utländska samarbetsparten. Projektgruppen bestämmer vilka organisationer man vill samarbeta med och vilka som ska vara projektansvariga i Sverige, i samråd med styrelsen.

7. Projektgrupps anslutning till SOFIA
Gruppen är välkommen att skicka en ansökan till SOFIAs styrelse om att bli en projektgrupp inom SOFIA. Det en ansökan bör innehålla framgår av SOFIAs ansökningsmall, se nedan. Samarbetet med SOFIA kan ske på två olika sätt/nivåer, som en ekonomiskt Fristående eller som en ekonomiskt Integrerad grupp.

Ekonomiskt Fristående grupp. Projektgruppen kan utåt presenteras sig som en grupp inom SOFIA och finns med i SOFIAs informationsmaterial. Gruppen bjuds in till utbildningsseminarier, gemensamma infoaktiviteter och nätverksmöten inom SOFIA. All ekonomisk aktivitet sköter gruppen utanför SOFIA. Gruppen kan ej söka bidrag genom SOFIA.

Ekonomiskt Integrerad grupp. Utöver det som ingår för en Fristående grupp kan projektgruppen också söka finansiering under Föreningen SOFIAS namn, t.ex. Sida-bidrag eller EU-bidrag, samt delta i gemensamma insamlingsaktiviteter eller ha konto i SOFIAs namn.

För att bli en ekonomiskt Integrerad grupp krävs ett tätare samarbete med SOFIAs kansli samt högre krav på projektgruppen kring ekonomiska frågor. Innan gruppen godkänns som en Integrerad grupp behöver projektledaren/den ekonomiskt ansvariga i gruppen ha en träff med SOFIAs verksamhetsledare och ekonomiadministratör. Mötet syftar till att få en bild av vilka behov gruppen har kring det ekonomiska samt hur samarbetet med SOFIAs kansli ska se ut.

En överenskommelse skrivs med kansliet kring hur gruppen och kansliet ska samarbeta. Olika modeller finns för ekonomisk ersättning till kansliets administrativa kostnader, för lön till SOFIAs ekonomiadministratörs arbetstid. Beroende på omfattning av gruppens behov av hjälp kan engångs-avgifter eller en administrativ kostnad tillämpas (motsvarande Sidas 8% av den gruppens insamlade medel. Gäller ej Sida-finansierade grupper där administrativt bidrag ingår i projektbudgeten). *

8. Ansökan av offentliga bidrag, t ex Sidamedel
När man ansöker om offentliga medel i SOFIAs namn bestämmer projektgruppen inriktning och föreslaget totalbelopp. Innan ansökan görs ska SOFIAs styrelse godkänna inriktning, totalbelopp och projektledning. Styrelsen ska då ta hänsyn till följande:

· Gruppens och projektledningens tidigare erfarenhet av att hantera liknande projekt.

· Samarbetsorganisationens kapacitet och stabilitet inom verksamhet och administration.

· Hur väl etablerat samarbetet med den utländska samarbetsorganisationen är.

· Kapacitet att samla in egenandel både hos projektgruppen och hos SOFIA som helhet.

· Om planering av projekt och ansökan kommit igång i god tid för inlämnande av ansökan.

Projektledningen i den svenska och den utländska gruppen utarbetar projektplan och detaljerad budget och skriver ansökanstexten gemensamt, samt ansvarar för att samtliga underlag för ansökan finns. SOFIAs ledning kan ge råd kring ansökan. Firmatecknare från SOFIAs styrelse skriver under hela ansökan och projektledaren skriver under ansökanstexten.

9. Ansvar för offentligt finansierade projekt
Projektledaren ansvarar för att beviljad budget och plan följs, och redovisar detta i skriftlig rapport till Forum Syd/Sida eller annan bidragsgivare och till SOFIAs styrelse.

Projektledaren attesterar alla utbetalningar, både för kostnader i Sverige och för bidrag till den utländska samarbetsorganisationen, innan betalning görs av SOFIAs ekonomiadministratör.

Projektledaren ansvarar för att följa upp att samarbetsorganisationen genomför de aktiviteter som man kommit överens om och att pengarna används enligt budget, samt att verksamheten inte är dubbelfinansierad och att korruption inte förkommer. Projektledaren måste lämna en skriftlig rapport till SOFIAs revisor hur man gått tillväga i denna uppföljning.

Varje utländsk samarbetsorganisation ska till den svenska projektledaren lämna en ekonomisk rapport över hela sin verksamhet (helst i form av årsbokslut), samt en specifikation av hur SOFIAs bidrag används. En revisor ska ha granskat samarbetsorganisationens räkenskaper och intyga att den ekonomiska rapporteringen är korrekt.

10. Gruppens ansvar för hela SOFIAAllt en projektgrupp gör i SOFIAs namn kommer att ligga till grund för bedömningen av hela SOFIA. Om något missköts drabbar det alla SOFIAs grupper. Därför är det extra viktigt att varje
projektledare är medveten om sitt ansvar att bara söka finansiering för genomarbetade projekt och att bedriva verksamhet och uppföljning med stor noggrannhet.

Minst en gång per år skickas en kort beskrivning av vad gruppen genomfört under det gångna året samt om gruppmedlemmar bytts ut eller annan relevant information, till SOFIAs kansli.

Mall för ansökan till SOFIAs styrelse för att bilda projektgrupp inom SOFIA

Ansökan bör vara 1-3 sidor Läs SOFIAs ”Riktlinjer för projektgrupper inom SOFIA”.

Projektgruppsansökan (namn på gruppen)

Projektbeskrivning
Vilket arbete sker idag, vilka är involverade, beskriv gruppens eventuella historik. Vilka är framtidsvisionerna?

Ifall gruppen önskar bli en ekonomiskt Integrerad grupp för ansökan av Sida-medel besvaras även de kriterier som Forum Syd ställer kring t.ex. vilka kärnfrågor man arbetar kring, målgrupper, omvärldsanalys (kan lämnas som bilaga utöver ansökan på 1-3 sidor), strategi för revision hos samarbetspartner etc. Se www.forumsyd.org.

Gruppen stämmer träff med SOFIAs kansli (verksamhetsledare och ekonomiadministratör) för genomgång av gruppens ekonomiska behov innan ansökan tas upp av SOFIAs styrelse.

Beskrivning av samarbetspartnern
Vad heter samarbetsorganisationen, vilka ingår i ”beslutande organ”, är partnern en registrerad organisation eller annan sorts sammanslutning, vilka former? Historik, har arbete inom den utländska gruppen pågått sedan tidigare? Finns någon antroposofisk förankring, eller strävan ditåt?

Beskrivning av projektgruppens arbete i Sverige
I vilka former sker arbetet (via mejl, fysiska träffar, insamlingar, skolbesök etc) Finns någon antroposofisk förankring, eller strävan ditåt?

Kontaktuppgifter till de aktiva i projektgruppen
Kort beskrivning av de aktiva i gruppen, eventuella tidigare erfarenheter. Namn, adress, telefon, mejl.

* Ekonomisk fördelning av SOFIAs grupper i september 2009

Ekonomiskt Fristående grupper med ekonomisk hantering utanför SOFIA:
Bangladesh YRO Jenniferskolan (förening)
Kenya The Humane School (privat konto)
Ryssland Jaroslavl vänskola med Örjanskolan(konto hos Örjanskolan)
Tanzania Yatima heart to heart barn (förening)

Ekonomiskt Integrerade grupper med ekonomisk administration genom SOFIAs kansli:
Med Sida-bidrag och administrativt stöd från Sida på 8% av projektbudget till SOFIAs administration.

Bolivia Kawsay utbildning
Dominikanska Republiken Fundación Waldorf samt Río Limpio
Indien ISS social verksamhet & jordbruk, Ryssland Öst-Väst läkepedagogik
Sverige praktikantverksamhet
Sydafrika Novalis/Siyaphambili HIV-projekt.

Utan Sida-bidrag

Brasilien Aramitán barn & ungdom – har haft Sida-bidrag, har eget konto inom SOFIA med e-redovisning.

Gambia Manjai Kunda – har haft Sida-bidrag och egen insamling, har eget konto inom SOFIA med e-redovisning och sköter tackbrev och ekonomiska sammanställningar själva. Utbetalningar och bokningar sköts av SOFIAs administratör.

Gambia Wulli landsbygdutveckling – har haft Sida-bidrag, för närvarande oklart hur projektet går vidare.

Sydafrika Hermanus vänskola med Ellen Keyskolan – betalar administrativ avgift till SOFIA (på motsvarande Sidas 8% av insamlade medel/engångsavgifter – ej klart ännu), för service från SOFIA med utlandsbetalningar och kontoutdrag mm.

Attachments:

Riktlinjer för projektgrupper SOFIA